Адресная книга (англ. directory) — 1) список адресатов справочного характера. 2) вид печатного издания, определяющим элементом которого является адрес. 3) программа хранения электронных адресов.

Адресная книга представлена записями об органах, учреждениях, организациях или отдельных лицах, являющихся объектами изучения, адресации посланий и рекламы в виде периодически направляемых информационных материалов.

Структуру адресной книги образует центральный элемент — адрес.

В более широком смысле слова адресные книги являются специфическим видом печатного издания (каталог, справочник, регистр), выпускаемые специализированными издательствами. Такие адресные книги могут создаваться по различным основаниям (территориальным; отраслевым и т.д.).

Многие эффективно развивающиеся фирмы создают собственные адресные книги, отражающие структуры имеющихся коммерческих связей.

На Западе широко используются покупные адресные книги, подготовку и продажу которых производят специализированные агентства.

Адресная/телефонная книга — «справочник, содержащий список к.-л. адресов/телефонов» /ОСТ 29.130–97, 2.3.5–3.1/. /ГОСТ Р 7.0.60-2020. 3.2.10.7.6/

Адресный каталог — каталог, в котором содержатся адреса (почтовые, электронные, телефонные) представленных в нём предприятий и организаций. См. Каталог.

База данных (англ. database) — 1) объективная форма представления и организации совокупности информационных данных (профиля, адресов, реквизитов, других сведений), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины. 2) списки потребителей с информацией, которая помогает определить и разбить на сегменты тех потребителей, которые с наибольшей вероятностью образуют рынок для конкретного товара. 3) совокупность файлов данных, для работы с которыми используется система управления базой данных (СУБД). См. Система управления базой данных.

Аббревиатура: БД.

Сокращённо: база (в контексте).

Значение баз данных выделено в законе РФ «О правовой охране программ для электронных и вычислительных машин и баз данных». Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 14.07.2022) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.12.2022).

Базы данных (БД) являются объектом авторского права. В законе РФ «Об авторском праве и смежных правах» база данных определяется как объективная форма представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ).( Защиту авторских прав в России регулирует четвёртая часть Гражданского кодекса РФ, а именно глава 70, в которой даётся определение авторства и указаны особенности защиты авторских прав, в том числе в сети интернет. Базой данных, согласно ст.70 IV части ГК РФ, является «представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ)»). Вместе с тем в части IV ГК РФ база данных была включена также в круг объектов смежных с авторскими прав, установленных § 5 гл. 71 ГК РФ).

Применительно к компьютерным программам база данных представляет собой совокупность структурно организованных данных, расположенных в файле, обрабатываемом программами, которые могут копировать или изменять данные. При этом пользователи не изменяют метод, с помощью которого записана БД.

Программы для БД разрабатываются на языке запросов, который позволяет преобразовывать данные в форму, необходимую для пользователя. Часть программы базы данных, которая осуществляет контроль над такими действиями программы, как ввод новых данных или доступ к существующим, называется администратор данных. Специалист, который обезпечивает работоспособность системы, является администратором базы данных.

«С усовершенствованием компьютеров и развитием баз данных — файлов с информацией, которая включает имена, адреса, номера телефонов, демографические и психографические данные, — рекламодатель получает возможность общаться один на один с потребителями, которые вероятнее всего образуют рынок для определённого товара» /101, с. 499/.

Иными словами, если распространение традиционной рекламы нацелено на группы людей, то распространение рекламы на основе баз данных — на конкретного и определённого человека.

Сама база данных ведётся на компьютере и состоит из имён клиентов, наименований фирм, адресов, телефонов, почтовых и банковских реквизитов, счетов и характера операций каждого из клиентов и других необходимых сведений. БД может быть использована хоть каждый час, а при этом содержащаяся в ней информация постоянно изменяется и обновляется. Конкретная программа при выводе данных на экран может размещать массивы сведений в строгой последовательности.

Обычно данные хранятся в каком-либо установленном порядке, к примеру, в порядке объёма закупок клиентов. Ведение компьютерных баз данных позволяет оперативно работать с адресатами, исключать ненужные и вводить новые адреса, дополнительные сведения, отслеживать потребительское поведение клиента, индивидуализировать взаимоотношения с клиентами или их группами.

Базы данных имеют различные структуры. На стадии проектирования БД разрабатываются с той или иной степенью глубины — от простого списка (перечня) объектов до его высокоструктурированных форм (наименование фирмы; профиль деятельности; ФИО руководства; реквизиты (почтовый адрес; банковские реквизиты; железнодорожные реквизиты; другие элементы связи); структуры потребления и т.д.

Практическая ценность БД зависит от оснований (основных позиций), входящих в состав БД, а также быстроты поиска необходимой информации, группировки тех или иных сведений по интересующим признакам. Например, при группировке круга адресатов по интересующему признаку формируется целевая группа, рекламное обращение к которой станет наиболее эффективным. Фирма может иметь базу данных, которая отслеживает имена, адреса, телефонные номера, а также счета каждого своего клиента.

Для базы данных обычно снимают несколько копий и, кроме того, осуществляют распечатку на бумаге её структуры.

Содержательная структура базы данных зависит от целей рекламных мероприятий и задач, стоящих перед организаторами. В такой связи структуры адресатов группируются и подразделяются в зависимости от характера деятельности, местонахождения, статуса, социального положения, интересов, потребительского (социального, экономического, политического и иного) значения.

Словарь данных (англ. data dictionary) — информационная система, описывающая в ключевых терминах структуру и использование базы данных.

Такая система реализуется как набор описания данных и их структуры.

Словарь данных содержит описание единиц данных, содержащихся в главных файлах базы данных.

Интегрированная база данных (англ. integrated database) — база данных, объединяющая несколько баз данных, либо имеющая несколько программ по управлению данными.

Распределённая база данных (англ. distributed database) — база данных, в которой данные находятся на нескольких дисках или нескольких отдельных подсистемах, физически отделённых друг от друга.

Реляционная база данных (англ. relational database) — набор данных, в котором группы элементов связаны и обычно хранятся в виде таблиц.

В таких таблицах каждая строка значений соответствует логической записи, а заголовки столбцов являются названиями полей в записях.

Операции в реляционной базе данных делятся на две группы:

• операции на множествах (объединение, пересечение, разность, произведение);

• реляционные операции (выбор, проецирование, соединение, разделение).

Целью создания реляционной базы данных является стремление избежать ненужного дублирования операций. К примеру, если продавец книг имеет базу данных для названий книг, издательств и стоимости книг, то нет смысла при внесении новой информации вводить названия, имена авторов и указывать издательства, которые уже есть в базе данных. Гораздо рациональней иметь отдельный файл, который содержит все основные сведения и имеет систему ссылок на другой файл, в котором находится вся подробная информация.

Такая база данных обычно программируется с использованием языка запросов, и в итоге пользователь может обратиться к основному файлу (в той мере, в которой ему это позволяет уровень доступа) и получить информацию о том, в каких местах других файлов содержатся необходимые ему данные.

Администратор базы данных (англ. database administrator) — специалист, осуществляющий полный цикл использования базы данных (создания, исполнения, использования, получения коммерческого эффекта, воспроизводства базы). См. Администратор базы данных.

Адресная структура базы данных — совокупность сведений, необходимых для обезпечения рассылки и установления связи с адресатами.

Часто бывает необходимым, чтобы адресат получал информацию в определённые промежутки времени в соответствии с планами рассылки. Сведения об адресате находятся в системе постоянно и при необходимости на основе обратной связи обновляются, исправляются, уточняются. Достоинствами адресной системы является экономичность, наглядность, полнота информации, удобство работы.

Базы данных по полноте содержащейся в них информации могут быть документальными или фактографическими. За единицу или исходный элемент в такой системе принимается один адрес. Ему соответствует одно почтовое отправление, одно конкретное обращение и т.д.

Документальная база данных — база, в которой каждый элемент представлен только в объёме поискового образа адресата. Такой элемент содержит совокупность признаков, характеризующих адресата (полный почтовый адрес, банковские реквизиты, фамилии-имена-отчества нужных лиц, профиль деятельности и т.д.).

Фактографическая база данных — база, представленная поисковым образом документа и текстом в его полном или частичном объёмах, т.е. полнотекстовая или фрагментарная база. При этом содержание вводимых в ЭВМ фрагментов текстов определяется в соответствии с потенциальными информационными потребностями, характеристиками технических средств, возможностями программы и т.д. Для фактографической базы характерны соответствия «элемент = файл». То есть на каждого адресата заводится свой компьютерный файл.

Рассылочный список — перечень наименований организаций, в которые направляются сообщения с указанием их индексов (номеров). Такой список не содержит адресов, которые воспроизводятся по индексам (номерам).

Рассылочный список имеет нумерацию. Это значит, что потребуется отправить 200 или 2000 почтовых обращений. Конкретика — не только важное преимущество прямых обращений, но и характеристика задействованного бюджета, затрат.

Составить абсолютно все списки потенциальной клиентуры невозможно, но вот на основных группах следует сосредоточить своё внимание. Для разработки списков можно воспользоваться доступной справочной и информационной литературой — справочниками, в т. ч. городскими телефонными и адресными, а также каталогами, регистрами, газетами журналами. Ценными источниками информации являются библиотеки.

Рассылочный список можно составлять на основе торговых или промышленных ежегодников, но в них иногда отсутствуют имена директоров или конкретных должностных лиц фирм, с которыми предстоит вступить в контакт.

На основе полученной информации для рассылки обращений составляются поименные списки.

Списки адресатов — возможных потребителей — составляются либо рекламными конторами фирм, имеющими собственные картотеки адресов и адресные книги, либо специализированными фирмами, бюро или рекламными агентствами, располагающими обширными сведениями относительно возможных покупателей.

Списки подразделяются на несколько категорий. Например, существующие клиенты; потенциальные клиенты и т.д.

Списки нужно постоянно обновлять, поддерживая их в постоянном рабочем состоянии. Рекомендуется при этом пользоваться карточками с индексацией, в которой отражены все необходимые реквизиты.

На наиболее крупных (или постоянных) клиентов полезно завести специальное досье. Сведения о каждом отправлении, каждой беседе, телефонном разговоре или достигнутых результатах, существующих потребностях нужно заносить в такое досье, чтобы всегда иметь полное представление обо всех деловых, профессиональных или иных контактах.

Регистр (англ. register) — 1) список, указатель, книга для регистрации входящей и исходящей корреспонденции. 2) запись учётных единиц. Например, торговый регистр. 3) правая часть в календаре или телефонной книге в виде алфавита, облегчающая поиск и нахождение записей. 4) в системе прямой почтовой рассылки регистром являются списки, по которым осуществляются рассылки писем и учёт возврата не доставленной корреспонденции. 5) в музыкальных инструментах регистром называется переключатель.

Конструкция регистра в календаре или телефонной книге предусматривает вырубку по числу букв алфавита.